Si tienes una empresa te va a interesar saber cómo actuar ante una inspección de Hacienda por sorpresa, una práctica cada vez más habitual sobre todo en negocios donde los clientes son consumidores finales y el medio de pago más usual es el efectivo.
No es un plato de buen gusto pero hay que asumirlo actuando con tranquilidad, objetividad, contestando exclusivamente a lo que nos pregunten y sin dar detalles que nadie pide. En este artículo damos respuesta a muchas de las cuestiones que todo se empresario se plantea cuando se encuentra en esta situación por primera vez.
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¿Pueden hacer la inspección sin la presencia del titular de la empresa?
Las actuaciones de inspección deben iniciarse con la presencia del titular de la empresa o negocio, el administrador, el representante legal o autorizado. En caso contrario el proceso estará viciado de nulidad, salvo que exista una orden judicial.
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¿Cómo debe actuar la inspección de Hacienda?
Lo primero que debe hacer la inspección de Hacienda cuando se persona en nuestras instalaciones es informar al obligado tributario, en este caso el empresario, de la de la naturaleza y alcance de las actuaciones de inspección, a qué impuestos y ejercicios abarca, debiendo entregar la notificación de inicio de la inspección con los datos antes citados, así como informar de sus derechos y obligaciones en el curso de tales actuaciones. De no hacerlo debemos requerir que esta omisión conste en la diligencia que se levante al finalizar la visita, nosotros podemos solicitar al funcionario que desempeñe las actuaciones de inspección el correspondiente documento que acredita su condición estando éste obligado a mostrarlo.
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¿Pueden entrar en las instalaciones sin nuestro permiso?
Seguidamente, después de informarnos de de la naturaleza y alcance de las actuaciones, nos van a solicitar permiso para entrar en las instalaciones o dependencias de nuestro negocio entregándonos una autorización del delegado de la Agencia Tributaria. Cuando esto ocurre normalmente damos por hecho que debemos permitir la entrada del funcionario de Hacienda en nuestra empresa pero no siempre es así.
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¿Pueden acceder a todos los espacios de nuestra empresa?
En nuestro negocio existen espacios constitucionalmente protegidos por ser inviolables y espacios sin protección. Dependiendo de unos u otros, es necesario que el funcionario de Hacienda nos presente una autorización judicial o simplemente una autorización administrativa del delegado de Hacienda, respectivamente. En defecto de ambas solo puede efectuarse la entrada con el consentimiento voluntario y del empresario, administrador o su representante legal o autorizado.
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¿Qué es un espacio constitucionalmente protegido?
Un espacio constitucionalmente protegido es un lugar delimitado, no abierto al público, con acceso restringido a terceros, ajenos a la empresa, y en el que se manifiesta la privacidad del mismo, por ejemplo, la oficina donde llevamos la contabilidad, la facturación, archivamos documentación, almacenes, sótanos, salas de reuniones… o en el caso de despachos ubicados en hogares, el propio domicilio está constitucionalmente protegido. En estos casos el funcionario de Hacienda debe disponer de una autorización judicial o el consentimiento expreso del empresario sin uno u otro no pueden acceder, el consentimiento expreso puede revocarse en cualquier momento, en esta situación cuando no puede llevarse a cabo la entrada la inspección de Hacienda, si aprecia riesgo, puede adoptar medidas cautelares a fin de evitar la destrucción u ocultación de información. En cualquier caso las medidas cautelares deben de ser siempre proporcionadas. Por tanto, es muy importante distinguir entre una autorización judicial necesaria para poder entrar en los espacios constitucionalmente protegidos y una autorización administrativa del delegado de la AEAT para espacios no protegidos.
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¿Podemos oponernos a la entrada de los funcionarios?
Oponerse a la entrada de los funcionarios cuando cuentan con la debida autorización constituye una infracción tributaria grave que da lugar a importantes sanciones, entre 10.000 € y 600.000 €, y no va a impedir el desarrollo de las actuaciones, pudiendo los funcionarios recabar la intervención de las autoridades públicas, en especial la de los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado.
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¿En qué horario puede realizarse la inspección?
La inspección de Hacienda se producirá durante la jornada laboral de la empresa, salvo que el obligado acuerde con los funcionarios de Hacienda un horario distinto o las circunstancias de las actuaciones lo exijan, por ejemplo para evitar que desaparezcan o alteren elementos de pruebas o las circunstancias del caso requieran que las actuaciones se efectúen con una especial celeridad que exija su desarrollo fuera de la jornada laboral y se obtenga, en ambos supuestos, la previa autorización del órgano competente de la Administración tributaria.
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¿Qué información y documentación nos pueden solicitar?
Las actuaciones de inspección deberán limitarse a hacer las comprobaciones y revisar aquellos elementos que se especifican en la notificación del inicio de actuaciones y no pueden hacer ninguna otra actuación que no esté correlacionada y concretada con la orden de servicio. Para acceder a los equipos informáticos deben hacerlo con asistencia de personal acreditado para ello. Podrán examinar la documentación contable de la empresa (libros, facturas, extractos bancarios y cualquier otra documentación exigida por la normativa mercantil) y aquella otra que tenga trascendencia tributaria. También pueden recabar información a los trabajadores o empleados sobre aspectos relacionados con la empresa, todo ello debe desarrollarse del modo que menos perjudique la actividad de la empresa o negocio, rigiendo siempre el principio de proporcionalidad.
En determinadas actividades (principalmente en las de carácter profesional) la empresa suele conservar documentación o ficheros de datos personales de clientes, amparados por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Estos datos están especialmente protegidos, sin embargo, la Ley General Tributaria expresamente prevé que la cesión de datos de carácter personal que se deba efectuar a la Agencia Tributaria, no requerirá consentimiento del afectado. Por tanto, en principio, si los funcionarios de Hacienda solicitasen documentación o información con trascendencia tributaria, aunque la misma esté protegida por la LOPD, el obligado tributario debe entregarla, el hecho diferenciador es que se trate de información con transcendencia tributaria.
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¿Cómo actuar una vez finalizada la inspección?
Al finalizar cada una de las actuaciones nos deben facilitar una diligencia que contenga descripción de los hechos, no fundamentos de derecho. Es importante leerla detenidamente y exigir que se haga constar en la misma manifestación si en algo no se está de acuerdo. Las diligencias son documentos públicos y los hechos que el actuario describe en ellas pueden perjudicarnos si damos la conformidad con nuestra firma, por tanto puede no ser conveniente firmar diligencias con hechos u opiniones realizadas por los actuarios, pero sí podemos firmar que se acepta la simple entrega de estos documentos.
En estas situaciones lo más recomendable es acudir a nuestro asesor fiscal. Su presencia está prevista en la propia ley general tributaria, estableciendo que los obligados tributarios podrán actuar por medio de su representante legal, que podrá ser su asesor fiscal. Por tanto, si al inicio de las actuaciones de inspección no se encontrase presente, podrá ser llamado y personarse, entendiéndose con él las sucesivas actuaciones. No obstante los inspectores podrán preguntar directamente al obligado cuando tenga sentido dirigirse directamente a él.
Pablo Medina, Socio de TAX Asesoría y Gestión. Especialista en materia fiscal y contable.
Responsable del departamento contable de distintas empresas, en los últimos años ha enfocado su trayectoria profesional en el asesoriamiento fiscal a empresas y autónomos en sus distintas fases desde el inicio de la actividad hasta la consolidacion. Socio de TAX Asesoría y Gestión.