Documentos, el móvil, los bolis, la carpeta de revisiones, la grapadora, el calendario… ¿Cuántas cosas tienes encima de tu escritorio? ¿Cuántas utilizas realmente a diario? Si además tienes cajones, archivadores, estantes, la lista puede seguir y seguir sin tener final.
Contar con muchos objetos, lo cual es normal en una oficina, puede ocasionar un verdadero desorden, ya que debemos tener documentos del pasado archivados por si acaso, y además todos aquellos que van llegando para resolver en el presente, generando una gran cantidad de objetos que tendemos a olvidar y terminan causando una acumulación innecesaria.
El desorden en tu espacio de trabajo es uno de los principales generadores de estrés, ya que no solo causa distracciones, sino que además te hace perder tiempo y se apodera de tu concentración. Esto reduce notablemente la productividad, de manera que, si puedes hacer un determinado trabajo en 5 horas en una oficina desordenada, lo podrías hacer en 3 si tienes una oficina ordenada y organizada.
Consiguiendo liberar ese tiempo del que ahora no dispones podrás hacer otras cosas como mejorar tu atención al cliente, seguir alguna formación adicional que te interese u otras muchas cosas.
Es preciso saber la manera de mantener tu lugar de trabajo ordenado para que puedas organizar no solo tus documentos o espacios, sino también tu mente. A continuación, comparto contigo algunos sencillos consejos para empezar:
Tu mesa de trabajo debe contar solo con lo indispensable para realizar las labores del día. Deshazte de todo lo que no necesitas en un día normal; si es importante resérvalo para guardarlo en otro sitio, si no lo es, tíralo.
Es común que en nuestro lugar de trabajo conservemos objetos que nos hagan sentir más cerca de casa, o que tratemos de personalizarlo de algún modo, pero muchas veces terminamos exagerando y acumulando. Deshazte del exceso de fotografías, muñequitos y de todo lo que no pertenezca a la oficina o sirva para realizar tu trabajo. Esto, además de ocupar espacio genera muchas distracciones.
Ahora que tienes el escritorio libre, empieza a clasificar tus documentos. Elige los más actuales e importantes, después los que son importantes pero no usarás en los próximos días y, finalmente, los más antiguos. Al hacer esta clasificación acabarás con un montón de papeles que ya no te sirven, ¡todo esos van a la basura! Ahora, a los que has conservado deberás asignarles un sitio y respetar ese espacio para que no empieces a mezclar y acumular.
Guarda los papeles que ya no están en uso, pero que debes tener disponibles por un tiempo. Elige algún orden para hacerlo, de modo que si necesitas buscar algún documento te sea sencillo encontrarlo; puedes usar etiquetas, orden alfabético, pestañas o carpetas de colores.
Los cables pueden convertirse en un verdadero problema, y si no los organizamos a tiempo, pueden convertirse en una telaraña que crece con el tiempo. No solo generan ruido visual, también pueden ocasionar una emergencia, como un cortocircuito que deje inservibles todos tus dispositivos electrónicos. No olvides colocar una alargadera con medidor de tensión y puedes usar ligas o ganchos de alambre para mantener cada cable enrollado y bien puesto en su lugar.
Primero, porque debes darte un tiempo y un espacio para comer que sirva para despejarte, relajarte y cargar energía. Comer en tu lugar de trabajo no solo puede ocasionarte problemas digestivos, además de que es antihigiénico. El teclado y el ratón son dos de los objetos que más gérmenes guardan, si a esto agregas la grasa de la comida, las migas, etc. imagina la mezcla de microorganismos que quedan rondando diariamente…
Termina la jornada con una pequeña revisión a tu mesa, aprovecha para tirar la basura, acomodar cada objeto en su lugar, pasar un paño por el escritorio y dejarlo listo para iniciar a la mañana siguiente. Esta tarea te llevará solo unos minutos y si la realizas diariamente será más sencillo mantener el orden día a día.
No olvides que un lugar de trabajo organizado te ayudará a ser más productivo y te facilitará las tareas; tu mente se mantiene más activa y enfocada en lo que es realmente importante en ese momento y tú te sentirás menos estresado y con ganas de trabajar, lo que implica grandes beneficios para la salud. Asimismo, te ayudará a mejorar tu imagen frente a tus colegas y clientes.
Adelaida Gómez, fundadora de Orden Studio
