Independientemente del tipo de empresa en la que trabajes, seguro que utilizas el correo electrónico para tus comunicaciones diarias. Según un estudio del Instituto de Tecnología de Georgia, los usuarios de cuentas de correo electrónico corporativas envían una media de 112 mensajes cada día. Esto significa que las firmas que incluimos en cada uno de nuestros correos son unas herramientas impagables para incrementar el nivel de visibilidad de la empresa.

Con una firma de correo bien ideada potenciarás tu imagen de marca, te diferenciarás de la competencia, abrirás vías de comunicación y captarás la atención provocando que te recuerden mejor. En este artículo veremos qué datos debe contener y cómo puedes utilizarla para sacarle el mayor provecho profesional:

¿Qué datos debe incluir la firma de correo?

Una buena firma de correo electrónico debe ser informativa y sencilla, lo que no significa que sea insípida y aburrida. Como elementos básicos incluirá nombre, cargo, empresa y teléfono, pero suele ser interesante incluir algunos datos adicionales para que puedan contactar con nosotros por otras vías: Twitter, Linkedin o Skype. Aquí tienes algunos consejos acerca de los elementos que debes incluir en tu firma de correo:

·        La información justa

No cometas el error de hacer de tu firma de email una mini autobiografía atiborrada de información y repleta de enlaces, un eslogan largo o una frase célebre. Todo tiene que ser conciso y relevante. Intenta que tu firma sea directa, acorde a tu marca y que contenga esta información:

·         Nombre, cargo y empresa. En una comunicación de empresa el cargo y la compañía son tan imprescindibles como el nombre y apellidos de quien envía el correo.

·         Teléfono. Si tu trabajo depende también del teléfono, añade este campo, pero intenta no incluir más de dos números.

·         Web y redes sociales. Cada vez es más habitual e importante esta información, pero en el caso de las redes sociales, solo debes incluirla si es relevante para ti a nivel profesional.

·         Fotografía del remitente o logo de la empresa. El logotipo puede ayudar a crear marca de empresa y la fotografía del emisor, imagen de cercanía y confianza. Si te decides por esta última, no vale una fotografía cualquiera. Elige una imagen profesional, con fondo neutro que transmita sensación de cercanía.

·        Pocos colores

Sigue la máxima “menos es más” y utiliza una paleta de colores lo más corta posible. Si usas demasiados, puedes conseguir un diseño desentonado y sobrecargado, así que limita tu paleta y ve a lo seguro.  Además, usar demasiados colores podría chocar con la identidad corporativa de la empresa por no ser adecuado en las comunicaciones formales.

El uso exclusivo del Blanco y Negro no significa que el resultado sea atrayente. La clave está en el uso de la tipografía y el contraste entre espacios y texto. Si no eres capaz de diseñarlo por ti mismo, merece la pena contratar a un profesional para que lo haga por ti. Te alegrarás de haber hecho esta pequeña inversión cuando veas el resultado.

·        Mejor un solo tipo de fuente

Elige detenidamente una tipografía simple e intenta mantenerla en cada uno de los apartados de tu firma. Al igual que con los colores, usar varias fuentes puede sobrecargar tu firma y hacerla difícil de leer.

·        De mayor a menor

Usar el tamaño del texto para marcar la jerarquía entre apartados puede ayudarte a dirigir la lectura. Utiliza escalas, colores y grosores de fuente para señalar de manera visual al lector cuáles son los elementos de tu firma que debería leer primero.

·        Gráficos sencillos

Mantén también la sencillez en los elementos gráficos. Limítate a 1-2 para evitar que la firma parezca un collage. Aunque en la mayoría de los casos se incluye el logo de la marca o la fotografía del emisor, y consideramos que es una estupenda manera de aumentar el reconocimiento de tu marca, da preferencia al texto sobre las imágenes.

·        Fotografía

Las firmas con fotografías son percibidas normalmente como más amables, pero si te decides por esta opción debes escoger cuidadosamente:

·         Elige una imagen profesional y evita usar fotografías recortadas.

·         Viste de forma profesional y usa un fondo neutro para no distraer la atención.

·         Mirar directamente a la cámara y sonreír ayuda a transmitir cercanía y confianza.

·         Mejor que una fotografía de cuerpo entero, utiliza un primer plano o un plano americano (encuadre de busto).

·         Asegúrate de que la imagen no es pesada. Una fotografía demasiado grande tarda más en ser cargada.

·        Links para generar tráfico

Genera tráfico hacia tu web o perfiles sociales incluyendo enlaces en la parte inferior de cada email. Los generadores en línea permiten incluir iconos de redes sociales que te permitirán, además de aportar más profesionalidad a los correos, incrementar el número de seguidores en tus redes sociales.

·        Dispositivos móviles

Preocúpate por incluir la firma corporativa en los dispositivos móviles desde los que envíes correos. Si utilizas el mail en el teléfono móvil trata de evitar los mensajes del tipo: “Enviado desde mi iPhone “.

·         Editores de firmas de correo

Si no eres un experto informático puedes utilizar plantillas para la firma de email que dispongan un editor online. Estas herramientas permiten diseñar firmas desde cero para aplicarlas a cualquier cliente de correo (Gmail, Outlook, Yahoo, etc), y además disponen de iconos para enlazar a redes sociales, fuentes de letra personalizables y la posibilidad de gestionar varias firmas desde un único lugar, entre otras opciones.

Una vez hayas creado tu firma, sácale todo el partido y mantenla actualizada haciendo cambios si fuese necesario. Asegúrate de que los enlaces o números de teléfono son correctos. Una firma de correo electrónico desfasada transmite una impresión poco profesional de ti y de tu empresa.