Seguro que te has visto alguna vez en la necesidad de enviar una nota de prensa comunicando a los medios alguna información relevante de tu empresa, la apertura de un nuevo local u oficina, el lanzamiento de vuestro último producto, la contratación de un alto ejecutivo o que habéis recibido un premio.
El envío de estas comunicaciones puede ser muy buena opción si queremos llegar a los medios de una forma profesional y barata pero solamente si lo hacemos correctamente. De otra forma, podemos perder el tiempo y perjudicar la imagen de nuestra compañía.
¿Cómo hay que redactar una nota de prensa para que sea efectiva?
Para conseguir llegar a quien queremos con un mínimo gasto de tiempo y esfuerzo, hay que redactarla correctamente, intentando que contenga solamente información interesante, enviándola en el momento adecuado y solo a los contactos a los que pueda interesar. De otra manera, si no escoges bien a quién la envías, podrás conseguir el resultado contrario, que los medios de comunicación dejen de leerte. Los periodistas reciben cada vez más notas de prensa y lo último que necesitan es perder el tiempo diferenciando los contenidos importantes de los que no lo son.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a redactar notas de prensa:
1. El tema.
Antes de ponerte manos a la obra, párate y piensa si tienes una buena historia que contar. Asegúrate de que es un tema atrayente, porque si haces perder el tiempo al periodista, la próxima vez que le envíes un mail no se preocupará ni de abrirlo. Si no tienes una buena noticia, no pierdas el tiempo ni se lo hagas perder al periodista.
2. Elige bien el estilo de redacción.
El estilo de redacción debe ser conciso, atrayente y de fácil lectura. Esta es la clave para escribir una buena nota de prensa. Sé directo, no rellenes huecos con textos vacíos ni utilices un lenguaje rebuscado. En este tipo de textos no tienes que demostrar tus habilidades con la escritura, no se trata de escribir una novela.
3. Utiliza una estructura clara.
Con una estructura bien definida seguro que te es más fácil redactar una nota de prensa atractiva para el lector. Estos son los apartados básicos para cualquier texto de este tipo:
Cabecera. Imprescindible para situar al lector acerca del contenido. En ella debes incluir la fecha, la fuente de la noticia, es decir el nombre de tu empresa, logo y tu contacto, y un breve texto que identifique el documento como una NOTA DE PRENSA.
Titular. Es probablemente la parte más importante, o la única que será leída por todos los periodistas que la reciban. Así que cuida especialmente el título para que todo aquel que lo lea entienda lo noticiable del documento. Intenta usar un máximo de 10 palabras en 2 líneas y destaca el texto con el tipo de letra, tamaño o negrita.
Entradilla o subtítulo. Si no lo habéis estudiado, seguro que habéis escuchado hablar de las 5 Ws de Laswell. ¿Cuáles son las 5 Ws que debemos responder en solo 4 o 5 líneas?: Who? – ¿Quién?, What? – ¿Qué?, When? – ¿Cuándo?, Where? – ¿Dónde?, Why? – ¿Por qué?
Con esa información el periodista se hará una idea rápida y clara del contenido de nuestro texto. Sabemos que es complicado conseguir aglutinar todo lo que aquí te proponemos en solo un párrafo y con un estilo de agradable lectura, pero nadie dijo que redactar una buena nota de prensa fuera fácil. Todo se basa en la práctica y, sobre todo, en pensar y escribir, leer, revisar y reescribir.
Cuerpo. En la redacción de esta parte, se sigue la denominada “pirámide invertida” que consiste en incluir la información más relevante al principio e ir incluyendo los detalles a lo largo del desarrollo del texto. De esta forma quien lea la nota de prensa podrá ir profundizando en la noticia en función de su interés. Te recomendamos que no redactes un texto largo, los párrafos no deben ser demasiado grandes y deben estar estructurados en función de las ideas.
Si crees que puede enriquecer el contenido y la credibilidad del texto, puedes incluir en el propio cuerpo o en algún anexo, fotografías o vídeos que contextualicen la noticia.
Datos de contacto. Puedes incluir la información de la persona responsable de la comunicación de tu empresa en la cabecera, junto al logo de la empresa, o en un apartado al final del texto. Incluye aquí tu nombre, cargo, dirección de correo electrónico y teléfono. Adicionalmente puedes incluir un pequeño párrafo de 3 ó 4 líneas describiendo la actividad de tu empresa. Se trata de una pequeña bio de tu negocio explicando a qué te dedicas, cuándo nació tu empresa y por qué es única.
4. Cuál debe ser la extensión.
¿Cuántas palabras o número de hojas son las adecuadas? Esta cuestión no tiene respuesta científica y es un tema de gran controversia. Por lo general, en un folio o poco más puedes contar de forma resumida tu noticia, argumentada y apoyada con datos y cifras contrastables. Si los medios de comunicación están interesados y quieren ahondar en la información, no te preocupes, se pondrán en contacto contigo.
5. Elige bien a quién la envías.
Selecciona detenidamente el listado de medios y no hagas una difusión masiva. El envío masivo de notas de prensa no es efectivo, esfuérzate por conocer a los periodistas y envíales la información de la forma más personal que puedas. Así, lo primero que tienes que hacer es configurar una base de datos de periodistas con los correos, teléfonos, secciones y medios para poder usarlos en función de nuestras necesidades.