19/11/2021 | 123emprende

Cómo elaborar la memoria anual de empresa

En los primeros meses del año, las empresas suelen recabar y preparar la información necesaria para elaborar su informe anual con las actividades llevadas a cabo durante el año anterior. De esta manera, hacen un análisis de los resultados obtenidos, a la vez que cuentan con una herramienta muy útil para presentar resultados, facilitar la cercanía con los clientes y generar confianza con proveedores.

Al contrario de lo que pueda parecer, no es exclusivo de las grandes compañías, obligadas a presentar resultados a sus socios e inversores. También realizan memorias anuales las empresas pequeñas y medianas, que buscan informar sobre su evolución, ofreciendo, a la vez, una buena imagen de la misma.

Si es tu caso, quieres realizar la memoria de tu empresa y tienes dudas de cómo hacerlo y qué incluir en este documento, estas son las claves a tener en cuenta a la hora de realizar la memoria:

Lo primero que tienes que tener claro debe ser quiénes son los destinatarios de la memoria de tu empresa. Por lo general, se elaboran para todos los públicos, incluidos los clientes, accionistas, inversores, empleados, proveedores, e incluso para aquellos que desconocen la empresa y que pueden ser futuros clientes o colaboradores.

En algunos casos, esta variedad de destinatarios obliga a que, en el caso de las grandes empresas, elaboren diferentes formatos, más o menos completas y con datos más o menos específicos. En el caso de una pequeña empresa, no es necesario multiplicar formatos y basta con un único documento, no demasiado extenso y dirigido a clientes y proveedores, principalmente.

La mayor riqueza de una empresa, grande o pequeña, son sus trabajadores. Por ello es importante que la memoria refleje su valor, compromiso y proyección.

Puede ser una buena fórmula incluir los nombres y cargos, separados por áreas, añadiendo incluso un gráfico de la estructura organizativa de la empresa, un organigrama.

En mayor o menor medida, las empresas se relacionan con otras compañías y entidades de su entorno como una fórmula para desarrollar las áreas directivas, de comunicación corporativa y de crear vínculos de colaboración

Conocida también como relaciones externas o relaciones públicas institucionales, se trata de una estrategia de trabajo cada vez más extendida en el ámbito empresarial. La relación cercana y positiva con otras organizaciones, ya sean públicas o privadas, ayuda a conseguir determinados objetivos y desarrollar proyectos propios o compartidos.

Estas acciones, reuniones y colaboraciones deben ser incluidas en la memoria anual, en forma de agenda de actos o proyectos desarrollados.

La memoria anual debe ser la carta de presentación de la empresa, por lo que la imagen debe tener una importancia esencial, capaz de mostrar cifras y transmitir los valores de la compañía.

Tanto si la empresa cuenta con un departamento de diseño como si lo realiza un estudio externo, es fundamental cuidar la maquetación, la elección de las imágenes, tablas y la tipografía. El objetivo es crear un documento atractivo y de fácil lectura, que invite a ser leído, por lo que es recomendable que no supere las cincuenta páginas si no queremos desanimar al lector.

Aunque la memoria anual no tiene una estructura fija porque se adapta a los objetivos que persigue la empresa, sí es un aspecto fundamental. Antes de comenzar a redactarla, es conveniente tener claro cuál va a ser su estructura, así que te damos algunas orientaciones para facilitarte el trabajo:

La portada.   Es recomendable que sea sencilla, con el nombre de la empresa, el logo y el año correspondiente.

El índice.   En unsa sola página, incluye cada uno de los capítulos y anexos, si los tuviera, y la página en la que se encuentran.

Carta del presidente.   Aunque no se incluye en todos los casos, a modo de introducción, es interesante que la dirección describa la visión estratégica de la empresa. En alguna ocasión, se sustituye por un resumen sin firma, aunque lo más acertado es que incluya la firma del presidente o director general de la empresa.

Estructura de la empresa.   Detalle de la composición y estructura del equipo de trabajo en forma de organigrama.

Informe de gestión.   Análisis de los resultados obtenidos por la empresa en el último año, incluyendo los objetivos conseguidos y la estrategia para el nuevo año. Para evitar que queden datos sin publicar, implica a todas las áreas relacionadas con la generación de contenidos.

Actividades.   Accciones relacionadas con cuestiones económicas, recursos humanos, medio ambiente y responsabilidad social.

Valoración crítica.   Conclusión de la memoria de forma constructiva y objetiva, analizando las dificultades y buscando soluciones.