La mayoría de nosotros somos conscientes de que no aprovechamos la jornada de trabajo como nos gustaría y difícilmente podemos finalizar a tiempo las tareas urgentes e importantes.
A todos nos gusta ir tachando las trabajos que tenemos pendientes en nuestro check list, pero casi nunca desarrollamos las tareas en el plazo previsto. En ocasiones, porque el tiempo no da para tanto, y en otras, porque procastinamos.
El tiempo es una cosa inventada.
Decir “No tengo tiempo” es decir “No quiero”
Lao Tzu
Procrastinar es ser consciente de que tenemos algo pendiente que hacer pero, aún así, no lo hacemos. En consecuencia, la procrastinación es el hábito de postergar actividades o acciones, sustituyéndolas por otras más agradables o menos relevantes. En muchos casos se hace de manera voluntaria, por pereza o porque no nos gusta lo que tenemos que realizar, aunque en otras muchas ocasiones también lo hacemos de manera insconsciente, por simple desorganización.
El resultado de ese desorden a la hora de estructurar el trabajo provoca en quien procrastina una sensación de caos, instisfacción e incluso de frustración, debido a la acumulación de tareas pendientes. Y desde el punto de vista de los demás, puede terminar perdiendo la confianza de colaboradores y clientes.
Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a organizar mejor tu trabajo y evitar la procrastinación:
1. Check list
Crea una lista de tareas incluyendo orden de prioridad y fecha prevista de finalización.
Que un punto de tu listado sea prioritario solo quiere decir que es la acción más adecuada en un momento determinado, aunque puede no serlo al instante. Eso quiere decir que la lista es flexible y debes adaptarla según las circunstancias.
2. Deja la pereza a un lado
Si quieres avanzar, no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Para ayudarte, te aconsejamos que sigas la técnica Pomodoro o la regla de los 2 minutos. Si la tarea pendiente requiere menos de dos minutos, entonces hazla en ese mismo instante. Esa es la base de esta regla creada por James Clear.
3. Olvídate de la perfección
No necesitas realizar las tareas de manera impecable, solamente necesitas terminarlas. La parte más importante de un nuevo hábito es iniciarlo y mantenerlo en el tiempo. Al menos en un principio, no es tan importante el desempeño, sino el hecho de realizarlo.
4. Lo importante, primero
Aprovecha las horas en las que te sientes más enérgico para hacer las tareas importantes o que consideras más difíciles. No incluyas las reuniones de trabajo porque pueden llevarte a malgastar esa energía. Los especialistas recomiendan evitar las reuniones matutinas y dejarlas para momentos en los que estamos más bajos de energía, como el mediodía o la tarde.
5. Evita entretenimientos
Cuidado con el mail, las redes sociales y las conversaciones telefónicas intrascendentes. Consultar el facebook, aunque sea de empresa, o contestar a los correos no urgentes, son tareas que pueden hacerte perder el tiempo, por eso no deberías hacerlo nada más llegar a la oficina.
6. Céntrate en una sola tarea
Aunque es algo muy común, sobre todo entre quienes trabajan desde casa, evita caer en el multitasking o la costumbre de hacer varias tareas a la vez.
Cuando te sientes en tu mesa, céntrate en terminar una tarea antes de pasar a la siguiente. Para ayudarte a conseguirlo puedes tener una agenda o planning mental para estrucutrar tu trabajo.
7. Marca plazos realistas
Unas veces por contentar a nuestros jefes y otras por intentar destacar como buenos profesionales, decimos que sí a todo y a todos, aunque sabemos que es inoperativo. Por eso debes aprender a ser asertivo y decir que no de forma sensata, sin parecer desinteresado o descortés.
Para ser realmente productivo debes marcarte objetivos y fechas límite, sin cargar a tus espaldas todo el trabajo que llegue, aunque no puedas abarcarlo con eficiencia.
8. Descansa
Para volver a conectar es necesario desconectar antes. No es necesario que sean descansos largos, con un paseo de 10 minutos es suficiente.
No renuncies a pequeños respiros que pueden mejorar tu bienestar, y en consecuencia, tu rendimiento. Así que, aunque estés muy liado, no te saltes el desayuno o el descanso de media mañana. Necesitas recargar fuerzas y cambiar de aires de vez en cuando para sentirte enérgico y concentrarte mejor.
