No es raro cuando hablo con empresarios confundir las dietas por importe que percibe un trabajador con motivo de un desplazamiento fuera de su centro de trabajo con el pago a cuenta de la sociedad que realiza el administrador por los gastos en el desarrollo de su trabajo.
Dietas y asignaciones para gastos de viaje son cantidades satisfechas para compensar los gastos normales de locomoción, manutención y estancia que percibe el trabajador por cuenta ajena cuando para el desarrollo de su trabajo debe desplazarse fuera de su centro de trabajo, generalmente y salvo excepciones, a un municipio distinto del que constituye su residencia.
Estos importes, incluidos en la nómina, cuando no exceden de ciertas cantidades están exentos de IRPF, y en todo lo que excedan constituyen un rendimiento del trabajo sujeto a retención de IRPF.
Por ejemplo, los gastos de locomoción hasta 0,19 €/km están exentos, los gastos de autovía y parking hasta el importe que se justifique mediante facturas o tickets…, si nos desplazamos en transporte público el límite exento está en el importe que justificamos, el ticket del billete de tren o autobús por poner un caso.
En los gastos de estancia, con carácter general, el importe de los gastos justificados, o dicho de otra forma, el importe de la factura de hotel, para que estén exentos es necesario que pernoctemos en un establecimiento de hostelería, no vale un alquiler de temporada ni tampoco dormir en la vivienda de un familiar o amigo.
Para los gastos de manutención, con carácter general, 53,34 €/día cuando pernoctamos fuera del municipio, 26,67 €/día si no pernoctamos, en este caso no estamos hablando de importe justificado.
Todo lo que exceda de los importes anteriores lleva su correspondiente retención de IRPF en la nómina, y por el contrario todo lo que no exceda está exento de IRPF.
En todos los casos hay que justificar la realidad del desplazamiento, el pagador debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón y motivo. Esto último es imprescindible, al igual que conservar todos los justificantes de los citados gastos de estancia y locomocion, obligación que corresponde al empresario.
Estos importes están incluidos en la nómina del trabajador y no tributan en IRPF puesto que el trabajador no está obteniendo ganancia alguna, simplemente se compensan los gastos tenidos.
Para que este régimen de dietas sea aplicable es necesario que el contribuyente (el trabajador), perciba los rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral en la que se den las notas de dependencia y ajenidad.
Indicios reveladores de dependencia: la asistencia al centro de trabajo del empleador o al lugar de trabajo designado por éste, el sometimiento a horarios, el desempeño personal del trabajo, la inserción del trabajador en la organización de un empresario encargado de programar su actividad o la ausencia de organización empresarial propia del trabajador.
Indicios referidos al carácter de ajenidad: la entrega o puesta a disposición del empresario por parte del trabajador de los productos elaborados o de los servicios realizados; la adopción por parte del empresario y no del trabajador de las decisiones concernientes a las relaciones de mercado o a las relaciones con el público, como la fijación de precios o tarifas; la selección de clientela; el carácter fijo o periódico de la remuneración del trabajo y el cálculo de la retribución con criterios de proporcionalidad a la actividad prestada.
Añadir que es reiterada la jurisprudencia que considera la condición de socio como un indicio significativo de la inexistencia de las notas de dependencia y ajenidad. Se trata de casos en los que la participación en la entidad y, por tanto, la condición de socio en la misma, suponen una intervención en decisiones sobre la organización de la empresa, la asunción de riesgos y la dilución, por tanto, de las notas de dependencia y ajenidad que pudieran existir.
Teniendo en cuenta esto último, salvo algún caso de socio trabajador, este régimen de dietas no es aplicable a administradores o consejeros, socios (cuando tienen al menos el 50% de las participaciones solos o conjuntamente con familiares hasta el 2º grado con los que convivan), o socios obligados a estar dados de alta en el RETA por servicios que prestan a la sociedad (socios profesionales), los gastos de locomoción, manutención y estancia, exclusivamente por el importe que pueda justificarse a través de facturas, son pagos por cuenta de un tercero, en este caso la sociedad, y el reembolso de los mismos debe realizarse acreditando estrictamente que vienen a compensar dichos gastos, debiendo el empresario justificar no solo la realidad del gasto a través de la factura y el pago sino también que la razón o motivo del gasto está vinculado a la actividad económica de la empresa.
Para terminar, solo recordaros que cada vez que penséis en incluir el gasto en gasolina, hotel, o incluso alguna comida, entre los gastos del trimestre hay de contar con la factura, no valen tickets o facturas simplificadas, se tiene que acreditar su pago, y sobretodo que podáis explicar un motivo por el cual sea necesario ese gasto para el desarrollo de la actividad económica de vuestra empresa.
Autor: Pablo Medina Serra, especialista en materia fiscal y contable.
Socio de TAX Asesoría y Gestión.