Las empresas buscan obtener los mejores resultados empleando el menor tiempo y trabajo, pero no es tarea fácil si no se cuenta con una buena planificación. Aunque en la mayoría de los casos nos parezcan insuficientes las horas del día para terminar el trabajo, la productividad no se consigue trabajando más, sino haciéndolo de manera más inteligente.
· Planifica el trabajo.
Dedica entre 20 y 40 minutos de tu jornada a organizar la agenda de trabajo con un check list o una lista de tareas en la que determines las prioridades. Puedes utilizar el método ABCDE que organiza las tareas en las siguientes categorías: – A: significa tarea muy importante, – B: tarea importante, algo que se debería hacer, – C: tarea a desarrollar, pero sin la importancia y urgencia de las anteriores, – D: tareas delegables.
· Evita la procrastinación.
Para la mayoría de nosotros es más atrayente realizar las tareas fáciles primero y dejar para más adelante las que requieren más esfuerzo. Es una costumbre muy humana que se conoce como procrastinación, pero puede tener un alto coste para la empresa al generar retrasos y la consiguiente pérdida de productividad.
· Solo una tarea a la vez.
Aunque el afán por adelantar trabajo te lleve a desarrollar varias tareas a la vez, hay estudios que demuestran que esta práctica no es eficiente. Obtendrás mejores resultados realizando una sola tarea a la vez, sin otras distracciones.
· Técnica Pomodoro.
Mejora tu productividad organizando tus descansos, así mejorarás tu concentración. Siguiendo la técnica Pomodoro trabajarás durante 25 minutos con una concentración máxima, seguido de 5 minutos de descanso. Con esta fórmula se busca trabajar de la manera más eficiente.
· Madruga.
Levantarte temprano y empezar a trabajar pronto es una costumbre que ayuda a aprovechar mejor el día. A primera hora tendrás menos distracciones y podrás concentrarte mejor.
· Horario flexible.
Profesionales que trabajan más y mejor cuentan con un horario flexible. Así lo corroboran numerosos estudios sobre el rendimiento y la productividad empresarial. Evita el presencialismo y adapta las horas de trabajo a tu ritmo de vida.
· Huye de los “ladrones de tiempo”.
Los ladrones de tiempo son distracciones que interrumpen la concentración y reducen nuestra productividad laboral. Seguro que te son familiares costumbres como mirar cada dos por tres tus redes sociales, revisar el WhatsApp por si te ha llegado un nuevo mensaje o hacer una pausa para charlar distendidamente con el vecino de mesa. Si quieres reforzar tu productividad laboral debes evitarlos en lo posible.
· Identifica tus momentos más productivos.
El cerebro rinde de manera diferente según los diferentes momentos del día. Lo importante es que sepas identificar los momentos más lúcidos y de mayor rendimiento para desarrollar las actividades que requieran mayor esfuerzo. Por lo general, las primeras horas de la mañana son las idóneas para estas tareas.
· Cuídate y evita el estrés.
Haz algo de ejercicio, aunque solo sean unos minutos diarios, come de forma saludable y medita o haz algún ejercicio de elongación como el yoga. Estos hábitos te ayudarán a evitar el estrés y a aumentar la productividad de tu trabajo.
El ejercicio aeróbico te activa y te da energías desde la mañana, te permite estar en calma y romper con las preocupaciones para ponerte a trabajar a pleno rendimiento.
· Sé asertivo.
Aprende a decir no a solicitudes intrascendentes que interrumpen tu trabajo y te harán perder la concentración. No malgastes esfuerzos sin sentido.
· Sé ordenado.
No basta con planificar tareas. Pon orden también a tu lugar de trabajo y tu ordenador. No lograrás ser eficiente en un entorno desordenado y perderás el tiempo buscando cada vez que necesites encontrar un archivo en un escritorio caótico.
· Delega responsabilidades.
En toda empresa hay tareas que no generan ganancias y que solo conllevan pérdidas de tiempo, así que la mejor opción es delegarlas en alguien del equipo o contratar servicios outsourcing. Míralo como una inversión, y no un gasto. No tengas miedo a perder el control.
· Actualízate.
Para mantener y mejorar la productividad de nuestro trabajo es fundamental contar con un equipo y unos conocimientos actualizados. Dedica tiempo a aprender cómo sacar partido a nuevas herramientas digitales y no dejes que tus ordenadores y programas queden obsoletos, utiliza recursos como aplicaciones móviles o los servicios en la nube, que te permitirán trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora.