1/04/2021 | 123emprende

10 pautas para organizar visitas de empresa


¿Estás esperando una visita importante a tu empresa y quieres que resulte un éxito?  

Aquí tienes algunos consejos para atender correctamente las visitas de empresa.

En toda empresa, ya sea grande o pequeña, se producen diariamente multitud de visitas, algunas de ellas institucionales, otras meramente empresariales o comerciales, e incluso, en menor medida, personales. Independientemente de su formalidad y relevancia, la empresa puede aprovechar estas visitas para generar cercanía y potenciar su marca.

Sean del tipo que sean, las visitas, en beneficio de la mejor imagen de la empresa, se deben tener estructuradas de acuerdo a las características propias de la empresa.
Estableciendo de forma sencilla el modo de comportarse de las personas implicadas, el orden en el recorrido o el tiempo de duración, tendremos mucho ganado en cuanto a la imagen que transmitimos a quienes nos visitan. Por ello, las buenas maneras, la cortesía y el orden deben cuidarse al máximo.

Aspectos a tener en cuenta en la planificación de visitas:

1.   Protocolo de actuación

Establece un protocolo de actuación, de manera formal y por escrito, en el que se detallen los pasos a seguir teniendo en cuenta aspectos como el tipo de visita, el motivo, número de asistentes o duración. De esta manera, cualquier trabajador tendrá las pautas necesarias para intervenir y actuar según los objetivos de la empresa.

Elabora este manual de procedimiento en colaboración con la Dirección de la empresa y los responsables de los diferentes departamentos o áreas de la compañía, incluido el departamento de seguridad y prensa, si la empresa cuenta con ellos. Si, por el contrario, la empresa es pequeña y no cuenta con esos departamentos, habrá que designar a un responsable que, junto con la dirección, diseñe la estrategia y el procedimiento a desarrollar desde el principio hasta el final de cada visita.

2.   Invitados

Si eres tú quien organiza la visita y no es una solicitud externa, determina bien a quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones, comerciales, institucionales o promocionales. No es lo mismo organizar una visita para unos posibles clientes que para recibir a autoridades. Elabora una lista de invitados y envía unas invitaciones en las que se indique la fecha, la duración, el motivo de la visita, el aforo y el recorrido.

3.   Confirmaciones

Para evitar sorpresas de última hora o que los invitados estratégicos no asistan, es fundamental que confirmes asistencia días antes de la fecha prevista. Una vez tengas todas las confirmaciones, realiza el listado definitivo con la información de cada invitado para que el día de la visita puedas identificar fácilmente a cada uno de los visitantes.

4.   Recibimiento

Las atenciones vendrán determinadas por el rango de los visitantes. Las visitas de mayor nivel serán recibidas por los cargos más altos de la empresa, las de segundo nivel serán recibidas por los cargos directivos, y por último, las generales, serán recibidas por el responsable del departamento implicado en la visita o el encargado de las relaciones institucionales o el protocolo, en su caso.

5.   El “Cicerón”

Establece de antemano quién será el responsable de recibir a los invitados y dónde esperará. Dependiendo del rango de los invitados, se hará en un lugar u otro.

Si la visita es de autoridades, será la dirección de la empresa quien, junto con el jefe de protocolo o relaciones institucionales, esperarán a los visitantes en el vestíbulo, la puerta del edificio o incluso a pie de coche, si las autoridades que nos visitan son de altísimo rango. Por otro lado, para visitas más generales, determina el personal técnico que atenderá, dará las explicaciones y contestará aquellas preguntas que realicen los invitados durante la visita.

6.   Espacio y logística

Elige y prepara los espacios en los que se desarrollará la visita, incluyendo el lugar en el que los invitados esperarán mientras llega el resto del grupo.

Chequea previamente el material y equipos necesarios para el desarrollo de la visita y contrata todos los servicios que vas a necesitar ese día. Por lo general, y siempre que la empresa tenga espacio adecuado para ello, es habitual proyectar un breve audiovisual de presentación de la compañía. Por otra parte, posiblemente necesites un micrófono con equipo de sonido, una tarima o un servicio de catering.

7.   Recorrido

Planifica un itinerario fácil, cómodo y que muestre lo que realmente quieres que se vea. Comprueba que todo está en perfecto estado de limpieza y funcionamiento y elimina las barreras arquitectónicas, si existen.

Si has planificado un recorrido largo, establece una pequeña parada en un sitio de interés en el que podrás hacer un breve resumen de lo visto, e incluso utilizar material de apoyo como, por ejemplo, un panel descriptivo con imágenes o gráficos.

8.   Cóctel

Es habitual que, una vez terminada la visita, el grupo se traslade a un espacio habilitado para agradecer y departir con los invitados en torno a un pequeño cóctel.

9.   La despedida

Este es uno de los aspectos que más debes cuidar, ya que por muy bien que haya ido la visita, un final descuidado puede estropear el conjunto. Realiza una despedida en la que se agradezca a los invitados su asistencia e intenta que se les quede el mejor sabor de boca posible del día y de la empresa.

No todos los invitados tienen que ser despedidos por el anfitrión, de ahí la importancia de tener claro previamente el criterio de cómo, dónde y a quién hay que despedir. Toma como referencia las máximas de “Quien recibe, despide”, y “la persona que despide, nunca debe ser de rango inferior a la que recibe”

10.   Difusión

Si la visita ha sido de relevancia mediática, aprovecha la oportunidad para dar a conocer la empresa y crear marca. Si, por el contrario, se trata de una visita general, puedes entregar a los invitados información y documentación relativa a la visita. Puede ser un dossier, un folleto, una revista o, incluso algún regalo promocional.

Las visitas son una oportunidad magnífica para enseñar cómo trabaja tu empresa y las redes sociales son una herramienta de difusión masiva que no debes desaprovechar. Comparte el evento con tus seguidores.